Het is heerlijk weer en de zomervakantie komt eraan. Staat uw keuzesite al klaar voor het nieuwe schooljaar? Hierbij wat tips van de helpdesk om nu alvast uw keuzesite “zomerklaar” te maken.

Oud-leerlingen

Vanwege de AVG, de verscherpte privacywetgeving vanuit de EU en de daaraan gekoppelde nieuwe verwerkersovereenkomsten van DeDecaan.net is er een bewaartermijn van twee jaar vastgesteld voor de gegevens van oud-leerlingen op de keuzesites. Dit betekent dat oud-leerlingen tot en met het schooljaar 2015-2016 in augustus allemaal in één keer verwijderd zullen worden uit onze databases. Wilt u hun gegevens bewaren, zorg er dan voor dat u deze vóór augustus downloadt!

U kunt deze gegevens bereiken via Ledenbeheer > Oud-leerlingen > leerjaar en leerlaag kiezen > Overzicht printen (bovenaan de pagina). Kies hier voor een liggende pagina-instelling voor een optimale weergave en sla bijvoorbeeld het bestand op als PDF. Geslaagden en oud-leerlingen die binnen de bewaartermijn van twee schooljaren vallen, wordt toestemming gevraagd of wij hun gegevens mogen bewaren voor één of maximaal twee jaar.

Routes inrichten

Het klaarzetten van de routes voor de vakantie kan veel werk schelen in het nieuwe jaar. De start van een nieuw schooljaar is altijd hectisch, en op deze manier kunnen uw leerlingen gelijk met hun nieuwe routes aan de slag! Sinds begin juni staan de nieuwe KeuzeWeb-routes klaar; u kunt deze eenvoudig vinden via de KeuzeWeb-knop. Ter controle wordt voor sommige routes nogmaals gevraagd wanneer de profielkeuze wordt afgerond. De routes van dit jaar worden gekopieerd naar volgend jaar als u voor dezelfde instellingen kiest. Vervolgens kunt u controleren of u nog opdrachten wilt wijzigen, toevoegen of verwijderen van de route.

Leerlingen invoeren

Vanaf juni kunt u geen nieuwe leerlingenbestanden meer invoeren op de site; dit om te voorkomen dat er fouten ontstaan in ons systeem wat betreft het klaarzetten van de routes voor komend schooljaar en de omzetting van huidige leerlingen naar oud-leerlingen. Leerlingen invoeren voor het nieuwe schooljaar kan weer vanaf 1 augustus. Op de keuzesite kunt u voorbeeldbestanden downloaden en sturen naar bijvoorbeeld de administratie, zodat zij precies de juiste gegevens aan u kunnen leveren. Kijk hiervoor bij Ledenbeheer > Leerlingen invoeren > E-mail sturen naar de administratie of het systeembeheer.

Vernieuwingen en extra hulp

Terwijl u geniet van uw vakantie, werken wij door aan het verbeteren van DeDecaan.net. Wij zitten middenin het vernieuwen van de handleiding en zijn druk bezig met het updaten van vakken en KeuzeWeb-opdrachten. Ook blijven wij bereikbaar voor extra hulp bij problemen die u niet zelf kunt oplossen, zowel telefonisch (030 3200 324) als per e-mail (helpdesk@dedecaan.net).

Enkele weken geleden heeft u van ons de Quick Start Guide voor decanen ontvangen. Heeft u nou het gevoel dat u alsnog geen optimaal gebruik maakt van de mogelijkheden van de keuzesite? Maak dan gebruik van één van de praktijkdagen die we dit najaar weer aanbieden, waarbij wij u trainen in het gebruik DeDecaan.net. Dit is niet alleen handig voor decanen die nog maar kort met DeDecaan.net werken; ook voor meer ervaren decanen kan het fijn zijn een dag ongestoord aan hun keuzesite te werken en meer mogelijkheden van de keuzesite te ontdekken. De eerstvolgende praktijkdagen staan gepland op 13 en 27 september. Direct aanmelden.